2x Bestuursassistent (9) 36 u/w
Volgnummer: 9672

>2x Bestuursassistent (9) 36 u/w
Volgnummer: 9672
2x Bestuursassistent (9) 36 u/w
Volgnummer: 9672
2018-05-16T00:00:00+00:00
  • LEIDSCHENDAM
  • Start datum: 16-05-2018
  • Eind datum: 31-12-2018

Standplaats: Leidschendam
Duur: 6 maanden, start zsm
Optie tot verlenging: Ja, 7 x 6 maanden

Organisatie
De Gemeente Leidschendam-Voorburg is een ambitieuze organisatie met ca 650 medewerkers, die zich ontwikkelt naar een regiegemeente. Onze ambitie is om in 2018 de Beste Gemeentelijke Dienstverlener van Nederland te zijn. Dit vraagt veel van onze medewerkers. Als organisatie doen wij er alles aan om onze medewerkers hier optimaal in te faciliteren. Ons moderne kantoor en onze mobile devices bieden alle mogelijkheden om optimaal te flexwerken (flexibel, tijd- en plaats onafhankelijk). Dit alles doen we onder het motto: Vertrouwen, Verbinden en Verantwoordelijkheid.

Het Contourenplan biedt de handvatten voor het ontwikkelen van de organisatie. Onze vijf organisatieprincipes zijn:
we werken opgavegericht
we geven ruimte en vertrouwen
we zijn samen verantwoordelijk
we werken met heldere opdrachten
we worden elke dag beter

Het bestuurssecretariaat is een hecht team van professionals die allround secretariële ondersteuning biedt aan het college van B&W, zodat de bestuurders zich kunnen focussen op hun inhoudelijke portefeuille en op de burgers van onze mooie gemeente. Het bestuurssecretariaat is onderdeel van de afdeling Facilitaire Zaken en valt onder het team Bestuursondersteuning waar ook de teams bestuursadvies, kabinet, agendering en verslaglegging en het directiesecretariaat toe behoren. Op dit moment bestaat het bestuurssecretariaat van de Gemeente Leidschendam-Voorburg uit 3 bestuursassistenten.

Opdracht
De Gemeente Leidschendam-Voorburg wil het bestuur zo optimaal mogelijk ondersteunen. Wegens toegenomen behoefte aan 1 op 1 ondersteuning voor de bestuurders, is uitbreiding van het bestuurssecretariaat gewenst. Om hoge kwaliteit en een optimale bezetting te kunnen waarborgen zijn wij op zoek naar 2 bestuursassistenten die het team voor een langere periode kunnen ondersteunen.

Bij de opdracht horen de volgende hoofdtaken:
Algemene secretariële dienstverlening aan één of meerdere leden van het college van burgemeester en wethouders.
Agendabeheer, e-mailbeheer, afspraken maken, eventueel mee naar openbare optredens.
Telefoonbehandeling, boodschappen aannemen en algemene informatie verstrekken en het te woord staan van inwoners.
Ontvangen van bezoekers en collega’s.
Behandelen van correspondentie.
Voorbereiden – organisatorisch en administratief – van vergaderingen en bijeenkomsten.
Uitzetten van afspraken, meldingen en actiepunten in de organisatie en voortgangsbewaking en toezien op voortgang, en tijdige afhandeling van afspraken, meldingen en actiepunten.
Meedenken over het werkproces en bijhouden van ontwikkelingen op het eigen vakgebied
Signaleren en informeren van bestuur, directe collega’s en organisatie over voor partijen van belang zijnde zaken

Vereisten / knock-outcriteria:
1. Bring your own device is NIET van toepassing. De kandidaat die de opdracht gegund wordt krijgt een mobiele telefoon inclusief abonnement van de organisatie voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad.
2. Minimaal afgeronde MBO (niveau 4 ) opleiding
3. Minimaal twee jaar aantoonbare secretariële werkervaring in de afgelopen 3 jaar
4. Beschikbaar voor 36 uur per week verdeeld over minimaal 4 werkdagen

Gunningscriteria (weging):
5. Aantoonbare werkervaring met het werken in een bestuurlijke werkomgeving (20 punten)
6. Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office programma’s (20 punten)
7. Aantoonbare werkervaring met het werken in teamverband (20 punten)
8. Aantoonbare werkervaring bij een gemeente (20 punten)
9. Selectiegesprek in de tweede beoordelingsfase (20 punten)

Competenties:
Een flexibele, professionele en positieve werkhouding
Werkt zelfstandig, maar zoekt altijd de verbinding
Tonen van hostmanship (de ander behandelen zoals de ander behandeld wil worden en zorgen dat de klant zich welkom voelt)
Stressbestendigheid
Integer
Representatief en verzorgd
(Politiek bestuurlijke) sensitiviteit
Uitstekende uitdrukkingsvaardigheden en een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift

Overige informatie
De gemeente kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.

Werkdagen
De opdracht wordt in principe vervuld op de volgende werkdagen: maandag t/m vrijdag, soms – in het geval van een openbaar optreden bijvoorbeeld – kunnen werkzaamheden incidenteel in weekenden of avonden plaatsvinden. In overleg is een werkschema van 4 dagen van 9 uur mogelijk.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland in de week van 28 mei 2018. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op 25 mei 2018 bericht.

Interesse?

Vacature:
(9672) 2x Bestuursassistent (9) 36 u/w

Uw contactpersoon:
Maya Toekoen - maya.toekoen@dcengineers.nl - 085-0201022