Adviseur DIV (8) 12 u/w
Volgnummer: 10859

>Adviseur DIV (8) 12 u/w
Volgnummer: 10859
Adviseur DIV (8) 12 u/w
Volgnummer: 10859
2018-08-03T00:00:00+00:00
  • ARNHEM
  • Start datum: 03-08-2018
  • Eind datum: 30-11-2018

Standplaats: Arnhem
Duur: 17-09-2018 t/m 30-11-2018
Optie tot verlenging: Ja, 3 x 3 maanden

Opdracht omschrijving
Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) werkt 24 uur per dag, 7 dagen per week aan publieke veiligheid en gezondheid. Wij zijn de Brandweer, GGD, Ambulancezorg, GHOR en Veilig Thuis in de regio Gelderland Midden en staan 24/7 klaar voor onze ruim 660.000 inwoners uit de 15 gemeenten.

Onze archiefstructuur (DIV) is gebaseerd op oude standaarden uit de Basis Archief Code. Deze structuur biedt de basis voor het beschikbaar stellen, bewaren en vernietigen van archieven geproduceerd in onze organisatie. In 2017 heeft de rijksarchivaris de nieuwe Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 vastgesteld. Deze lijst verschilt in structuur, opzet en vorm van de lijst die VGGM tot op heden heeft toegepast.

Naast de veranderende lijst, dient ook de verdere digitalisering van archieven te worden opgepakt. In de toekomst zullen we “te bewaren” archieven sneller moeten aanleveren aan het e-depot van het Gelders Archief. Voor de aansluiting op het e-depot zijn wijzigingen nodig in de vorm en structuur van opslag in het DMS (bijvoorbeeld complementeren van metadata volgens de standaard voor decentrale overheden, het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO)).

Op dit moment beschikt VGGM niet over een handboek vervanging. Dit handboek beschrijft hoe papieren archiefbescheiden vervangen worden door digitale reproducties. Om die reden dienen gedigitaliseerde (archiefwaardige) documenten ook fysiek bewaard te worden in het archief.

De adviseur DIV vertaald de oude naar de nieuwe archiefstructuur en geeft de organisatie handvatten om in de toekomst mee te werken. Daarnaast wordt de TMLO pragmatisch geïmplementeerd (wat is er nodig in het proces?) en levert de adviseur DIV een handboek vervanging.

Op dit moment wordt gestart met de aanbesteding voor een (nieuw) DMS systeem in onze organisatie. In diverse sprints wordt in werkgroepen het proces in kaart gebracht, hiervoor is het noodzakelijk om in ieder geval op 27 september, 16 oktober, 15 november en 27 november 2018 beschikbaar te zijn voor VGGM.

Verantwoordelijkheden
Adviseur DIV levert het volgende op:
De processen rondom documentaire informatievoorziening zijn in beeld en op basis daarvan maakt hij/zij een vertaling naar functionele eisen voor het Document Management Systeem (aanbesteding);
Een ingericht DMS vanaf 1-1-2019 dat voldoet aan de eisen gesteld in de nieuwe selectielijst;
Te bewaren documenten worden vanaf 1-1-2019 opgeslagen conform TMLO – eisen e-depot;
Een plan voor beheer (en verantwoordelijkheden) medewerker DIV;
Goedgekeurd handboek waarmee vervanging voor digitale documenten is ingeregeld;

De nieuwe archiefinrichting heeft betrekking op alle gevormde archieven vanaf 1-1-2017. Aan voorgaande archieven verandert niets. Ook archieven die decentraal gevormd worden (personeelsarchief, archief van Risicobeheersing, clientdossiers etc) worden bekeken.

Eisen:
– Externe heeft recent, in de periode 2013-heden, aantoonbaar ervaring opgedaan als adviseur DIV bij de Veiligheidsregio/brandweer en/of GGD.
– Externe beschikt aantoonbaar over een afgeronde WO-opleiding.
– Externe dient in het bezit te zijn VOG. Indien Externe in aanmerking komt voor de opdracht dan dient een kopie van de VOG te worden overlegd.

Gunningscriteria Kwaliteit:
– Externe beschikt aantoonbaar over ervaring met het werken met TMLO aan te tonen met praktijkvoorbeelden. (30%)
– Externe beschikt aantoonbaar over ervaring met het schrijven van een handboek vervanging. (30%)
– Externe beschikt aantoonbaar over ervaring met het (on)gevraagd strategisch adviseren op DIV vraagstuken. (30%)
– Externe beschikt aantoonbaar over ervaring met het werken met de selectielijst 2017. (10%)

Competenties:
1. Oplossingsgericht
2. Verbindend
3. Pragmatisch
4. Samenwerkingsgericht

CV eis:
Dit in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat van maximaal 5 pagina’s A4.

Gesprek:De interviews zullen plaatsvinden op 20 augustus 2018. Gelieve hier rekening mee te houden.

Interesse?

Vacature:
(10859) Adviseur DIV (8) 12 u/w

Uw contactpersoon:
Maya Toekoen - maya.toekoen@dcengineers.nl - 085-0201022