Medior Managementassistente bij Ruimte 24-36 u/w
Volgnummer: 17799

>Medior Managementassistente bij Ruimte 24-36 u/w
Volgnummer: 17799
Medior Managementassistente bij Ruimte 24-36 u/w
Volgnummer: 17799
2019-09-11T00:00:00+00:00
  • UTRECHT
  • Start datum: 11-09-2019
  • Eind datum: 01-03-2020

Standplaats: Utrecht
Duur: 23 september t/m begin maart 2020
Optie tot verlenging: ja

Korte beschrijving speelveld
Vanwege de vervanging van een zwangerschapsverlof zoeken we binnen het secretariaat van 12 managementassistenten een managementassistente. Je start voor afdeling Opgavesturing, maar werkt fulltime tijdens de zwangerschapsvervanging voor afdeling Ruimtelijke Kwaliteit.

We willen dat je met plezier naar je werk komt. Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne werksfeer, een inhoudelijk interessante job. Dat kunnen wij jou bieden.

Je bent verantwoordelijk voor diverse secretariële en administratieve taken ten behoeve van één of meerdere managers. Je werkt binnen de afdelingen samen met andere Managementassistentes, waar mogelijk vervangen jullie elkaar.
Het secretariaat bij Ontwikkelorganisatie Ruimte zit midden in een ontwikkelingstraject, werkwijzen en cultuur van de verschillende secretariaten wordt meer op elkaar afgestemd. Uniformiteit en uitwisselbaarheid wordt vergroot zodat beter samengewerkt kan worden. Het gaat om een dynamische functie die de nodige flexibiliteit, assertiviteit en een proactieve houding van je vraagt.
Het is belangrijk dat je affiniteit en ervaring hebt met taken op het gebied van financiën.
Je beheert de agenda van meerdere managers.
Je organiseert bijeenkomsten en reserveert vergaderzalen.
Je zorgt samen met een collega dat de inkoopverzoeken in het financiële systeem MUIS worden verwerkt.
Je pakt HRM-ondersteunende uitvoerende administratieve taken op voor het gilde. Dit zijn bijvoorbeeld afspraken maken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van medewerker en administratieve ondersteuning bij mutaties van medewerkers.
Je zorgt samen met je naaste collega voor een dekkende bereikbaarheid.
Je beheert samen met je naaste collega’s de secretariaatsmailbox en handelt verzoeken zelfstandig af. Je zorgt voor een uniforme werkwijze en een overzichtelijke mailbox.
Je stelt als vervanging nodig is een actielijst op bij een managementoverleg bij afdeling
Ruimtelijke Kwaliteit.
Je kunt proactief en adequaat gemaakte afspraken signaleren en zorgen voor opvolging.
Bij afwezigheid van de collega’s op de frontoffice van het secretariaat (Servicepunt) wordt teruggevallen op bezetting door de managementassistenten, hierin heb jij ook een taak.

Werkzaamheden en taken
– Je bent professioneel, proactief, mondig en nauwkeurig.
– Je hebt een zelfstandige en krachtige werkhouding en je hebt goed overzicht op je eigen werk. Je bent assertief, klantgericht en communicatief zeer vaardig. Je durft op een prettige manier feedback te geven en staat open om dit ook te ontvangen.
– Je bent in staat kennis van de processen binnen Ruimte snel eigen te maken en je weet wat er speelt.
– Je hebt affiniteit en zichtbare ervaring met taken op het gebied van financiën.
– Je hebt ervaring in het werken in een gezamenlijke mailbox op een secretariaat.
-Je beschikt over een afgeronde opleiding op in ieder geval Mbo-4 niveau. Daarnaast heb je minimaal 5 jaar werkervaring als assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving bij een grote organisatie.
– Je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
– Je beheerst MS-Officepakketten Word en Outlook en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen, zoals Digiplaza, MUIS en het Zaaksysteem.

Goed om te weten
Medewerkers van het organisatieonderdeel Ruimte werken in opgaveteams samen aan integrale oplossingen voor de groeiende stad. Groei betekent ook meer uitdagingen: toenemende mobiliteit, de energietransitie, behoud van groen in de stad, voldoende voorzieningen, werkgelegenheid en toegankelijkheid van de woningmarkt.
Je werkt binnen het team secretariaat Ruimte, dit maakt onderdeel uit van het gilde Business intelligence, organisatievernieuwing en support. De functie wordt grotendeels uitgeoefend binnen een vlek op de 9e verdieping in het Stadskantoor.

Eisen:
– Het CV toont een afgeronde opleiding op Mbo niveau 4 in een secretariële opleiding.
– kandidaat is 24 uur beschikbaar in september en oktober
– kandidaat is 32 – 36 uur beschikbaar in november/maart
– CV toont meer dan vijf jaar ervaring in het secretariële vakgebied
– Voeg hier je cv toe. Je cv is max 3 pagina’s enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je huidige nevenfuncties

Wensen:
– CV toont recente opdrachten in de publieke sector waaruit blijkt dat kandidaat kennis heeft van een grotere gemeentelijke/provinciale organisatie en die gevoel heeft voor bestuurlijke verhoudingen
– CV toont ervaring in het werken in een team secretariaat en met een gezamenlijke mailbox
– Bij gemeente Utrecht werken wij met Digiplaza, iBABS en MUIS. Heeft uw daar ook ervaring mee?
– Heeft de kandidaat aantoonbare ervaring en affiniteit met financiële taken?
– Beschrijf de USP’s van de kandidaat.
– Via welk telefoonnummer kunnen we bellen om een afspraak te maken voor een kennismakingsgesprek

Interesse?

Vacature:
(17799) Medior Managementassistente bij Ruimte 24-36 u/w

Uw contactpersoon:
Sylvia Rinsma-Verwiel - sylvia.rinsma@dcengineers.nl - 0850201022