Projectsecretaris, cluster SO (9-10) 36 u/w
Volgnummer: 14301

>Projectsecretaris, cluster SO (9-10) 36 u/w
Volgnummer: 14301
Projectsecretaris, cluster SO (9-10) 36 u/w
Volgnummer: 14301
2019-03-14T00:00:00+00:00
  • ROTTERDAM
  • Start datum: 14-03-2019
  • Eind datum: 01-04-2020

Standplaats: Wilhelminakade 179, Rotterdam
Duur: 12 maanden, start zsm
Optie tot verlenging: Ja, 4 x 3 maanden

De afdeling
Het projectmanagementbureau (PMB) maakt onderdeel deel uit van Stadsontwikkeling Rotterdam. PMB hanteert de volgende visie: “Het PMB-Rotterdam zorgt voor excellent
project-, proces-, en programmamanagement voor de (fysieke) stedelijke ontwikkelingen van Rotterdam”. Rotterdam vraagt PMB complexe projecten op een integere en transparante wijze te beheersen met een eenduidig begrippenkader voor bestuurlijke en ambtelijke opdrachtgevers. De Rotterdamse Standaard voor Projectmatig werken is hierbij de leidraad.
De meerwaarde van PMB zit in het vermogen om bestuurlijke besluitvorming te organiseren, belangen van stakeholders te verenigen en benodigde kennis te verbinden. PMB weet de weg in het bestuurlijke traject, kent de gevoeligheden en is op de hoogte van de bestuurlijke agenda. PMB brengt partijen bij elkaar en heeft geen inhoudelijk belang en kan in die zin een onafhankelijke rol spelen. Deze (fysieke) opgaven spelen zich af in de verschillende fasen van een project (initiatief t/m uitvoering) en kunnen uiteenlopen van kleinschalige opgaven t/m grote (complexe) gebiedsontwikkelingen. PMB is actief in gebiedsontwikkelingen, betrokken bij vastgoedprojecten, trekt infrastructurele projecten en organiseert buitenruimteprojecten.

Jouw functie
De projectsecretaris is een generalist, die werkt naar het evenbeeld van de project (- en programma) manager als diens rechterhand. Zijn of haar focus is net zoals die van de projectmanager gericht op de besturing van projecten op grond van de beheers aspecten (in het geval van projectmanagement Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit). Waar de projectmanager zich daarbij primair richt op de eerste lijn: het onderhouden van de contacten met de opdrachtgevers, de projectomgeving en het ‘voor de troepen staan’, richt de secretaris zich op de tweede lijn: de organisatie van de backoffice. De projectsecretaris draagt zorg voor relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendaposten en andere beslisdocumenten. De projectsecretaris is van de ordening, de transparantie en het overzicht.

Kerntaken
Produceert gekoppeld aan specialisme de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten.
Toetst documenten op consistentie t.a.v. eerdere besluitvorming.
Coördineert het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces.
Heeft overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen.
Is verantwoordelijk voor voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van relevante overleggen of bijeenkomsten, en het beheer van actie- en besluitenlijsten.
Geeft vorm aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project m.b.t. bestuurlijke opdrachten en besluitvorming.
Bewaakt de voortgang van het project op het gebied van de GOTRICK-aspecten en adviseert en rapporteert de projectmanager daarover.
Vergaart vanuit zijn of haar specialisme actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project.
Informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie.
Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager.

Eisen:
Een afgeronde wo-opleiding
Een afgeronde opleiding of aanvullende training binnen het ruimtelijk domein (bijvoorbeeld planologie)
Een afgeronde opleiding of training bestuurskunde
Minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie waarbij je kennis en ervaring hebt opgedaan op het gebied van projectbeheersing en financiën.
Kennis van en ervaring met het werkveld van Stadsontwikkeling
Kennis van en ervaring met GOTRICK aspecten
Kandidaat moet binnen 1 maand kunnen starten voor de gevraagde inzet van 36 uur

Wens:
Ervaring met werken binnen een gemeente met meer dan 300.000 inwoners

Competenties:
Integriteit
Resultaatgerichtheid
Samenwerken
Klantgerichtheid
Voortgang bewaken
Communiceren
Probleemanalyse
Initiatiefrijk
Conceptueel vermogen
Adviesvaardigheid

Gesprek:
Gesprekken zijn tussen 27 en 29 maart.

Interesse?

Vacature:
(14301) Projectsecretaris, cluster SO (9-10) 36 u/w

Uw contactpersoon:
Maya Toekoen - maya.toekoen@dcengineers.nl - 085-0201022