Secretaresse ter ondersteuning van Kenniscentrum Dienstverlening en Samen Organiseren (7) 36 u/w
Volgnummer: 13648

>Secretaresse ter ondersteuning van Kenniscentrum Dienstverlening en Samen Organiseren (7) 36 u/w
Volgnummer: 13648
Secretaresse ter ondersteuning van Kenniscentrum Dienstverlening en Samen Organiseren (7) 36 u/w
Volgnummer: 13648
2019-02-04T00:00:00+00:00

Standplaats: Den Haag
Duur: 4 maanden, start 1-3-2019 t/m 30-6-2019
Optie tot verlenging: telkens voor 3 maanden en max. 36 maanden

Over VNG Realisatie
VNG Realisatie ondersteunt gemeenten bij het bundelen van kennis en expertise, zodat zij gezamenlijk hun gemeentelijke uitvoering kunnen verbeteren. De ontwikkelingen in de informatiesamenleving vragen in toenemende mate om kennis en flexibiliteit van de gemeentelijke organisatie. Ook is in de gemeentelijke dienstverlening een groot deel van de uitvoering in potentie gelijk voor alle gemeenten. Daarom willen gemeenten meer als collectief optrekken. Het gezamenlijk organiseren en invullen van gemeentelijke uitvoering leidt tot betere dienstverlening voor inwoners en bedrijven en tot een meer efficiënte inzet van middelen. VNG Realisatie is een volledige dochter BV van VNG Diensten B.V. VNG is volledig eigenaar van VNG-Diensten B.V. Beide handelen exclusief in opdracht van Nederlandse gemeenten. VNG en VNG Realisatie hebben beide geen winstoogmerk.

Over de Unit Staf & Ondersteuning
De unit Staf & Ondersteuning ondersteunt de VNG Realisatie-organisatie. Dit betreft secretariële ondersteuning, projectsecretariaat, personeelsbeleid, kwaliteitsborging, communicatie en financiën. Doelstelling is om de medewerkers van VNG Realisatie zodanig te ontzorgen dat ze zich optimaal kunnen richten op de dienstverlening aan gemeenten. Het secretariaat bestaat uit een officemanager, zes lijnsecretaresses en vijf projectondersteuners.

Over de Unit Dienstverlening & Bedrijfsvoering
De unit Dienstverlening en Bedrijfsvoering ondersteunt gemeenten met onderzoek naar en de implementatie van klantgedreven dienstverlening. Het delen van kennis met gemeenten is daarbij een belangrijke component. Daarnaast adviseert de unit over het op

Over team Samen Organiseren
Gemeenten, VNG Realisatie en de Taskforce Samen Organiseren geven gezamenlijk invulling aan de ambitie om meer als collectief te doen. Team samen organiseren ondersteunt, faciliteert en begeleidt de collega’s bij gemeenten. Het team brengt netwerken bij elkaar, houdt het overzicht en reikt relevante en beproefde methodieken aan voor gezamenlijke realisatie van het resultaat. Het eigenaarschap van de gemeenten staat hierbij voorop. In de aansturing van deze investeringen, ontwikkelingen en uitvoering is een speciale Taskforce en een College van Dienstverleningszaken ingesteld. De directeur van VNG Realisatie is tevens programmadirecteur Samen Organiseren. Naast inzet vanuit de organisatie van VNG Realisatie beschikt hij daartoe over een klein bureau dat bestaat uit een programmamanager, een directiesecretaris en vier regisseurs.

Doel van de opdracht
Ondersteunen van unit Dienstverlening & Bedrijfsvoering, team Samen Organiseren, de unitmanager, de manager Dienstverlening en eerstelijns projectondersteuning blended learning.

Resultaat van de opdracht
Goede ondersteuning van de unitmanager en voorbereidend werk voor de unit & team Samen Organiseren.

Verantwoordelijkheden en resultaatgebieden
– Aanmaken accounts in online leeromgeving voor blended learning;
– 1 e lijns helpdesk voor gebruikers met inlogproblemen wbt blended learning;
– 2-wekelijkse rapportage uitdraaien voor leermodules/deelnemers, vanuit aNewspring;
– Bijhouden notificaties VNG Forum Dienstverlening;
– Beheren van een complexe agenda van de unitmanager;
– Proactief beheer dienstverlenings-inbox en Samen Organiseren-inbox (signaleren, acties uitzetten en voorbereidend werk);
– Sharepoint projectpagina’s bijhouden;
– Organiseren, voorbereiden en bewaken van overzichten van Taskforce bezoeken aan gemeenten en VGS kringen;
– Incidenteel voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
– Het regelen van reizen en accommodaties;
– Onderhouden van telefonische contacten met gemeenten, leveranciers, etc.;
– Archiveren van (digitale) documenten;
– Regelen van (externe)vergaderruimtes;
– Aanmelden en ontvangen van bezoekers;
– Ondersteunen van collega’s op het secretariaat.

Kennis- en ervaringsvereisten
– MBO+ werk- en denkniveau, blijkend uit opleiding en ervaring;
– Aantoonbare ruime ervaring in een vergelijkbare functie;
– Ruime ervaring met het beheer van de mailboxen;
– Ruime ervaring met complexe agendabeheer;
– Ruime aantoonbare kennis en ervaring met het complete Microsoft-Officepakket.

Eisen
– De kandidaat is op de in de profieltekst genoemde data beschikbaar voor een matchgesprek (26 februari 2019, tussen 9.00-13.00 uur).
– De kandidaat is in de profieltekst genoemde datum beschikbaar voor de opdracht.
– De voorgestelde kandidaat heeft minimaal MBO+ werk- en denkniveau, als secretaresse, blijkend uit opleiding en ervaring?
– De voorgestelde kandidaat heeft aantoonbare secretariële en administratieve ervaring in een vergelijkbare functie in een ambtelijke omgeving, in de laatste drie jaar, blijkend uit het CV?
– De voorgestelde kandidaat heeft ruime ervaring met het beheer (plannen, herplannen, verzamelen, ordenen, verwerken en registratie) van mailboxen?
– De voorgestelde kandidaat heeft ruime ervaring met complexe agendabeheer in Microsoft Office, blijkend uit CV?
– De voorgestelde kandidaat heeft ruime aantoonbare kennis en ervaring met het complete Microsoft-Officepakket, blijkend uit CV?

Houdingaspecten
Klantgericht; Resultaatgericht; Samenwerkingsgericht; Dienstverlenend; Planmatig; Proactief; Oplossingsgericht denken; Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk); Flexibel; Zelfstandig; Nauwkeurig; Collegiaal.

Aanleveren bij offerte
– Door de kandidaat geschreven motivatie.

Procedure
Na sluiting van de reactietermijn wordt een selectie gemaakt. In beginsel worden maximaal drie kandidaten uitgenodigd voor een gesprek op 26 februari 2019, tussen 9.00-13.00 uur. Op basis van die gesprekken wordt een kandidaat geselecteerd voor een tweede gesprek.

Interesse?

Vacature:
(13648) Secretaresse ter ondersteuning van Kenniscentrum Dienstverlening en Samen Organiseren (7) 36 u/w

Uw contactpersoon:
Mandy Blokhuis - mandy.blokhuis@dcengineers.nl - 085-0201022