Senior Projectsecretaris / Officemanager (11) 32 u/w
Volgnummer: 18844

>Senior Projectsecretaris / Officemanager (11) 32 u/w
Volgnummer: 18844
Senior Projectsecretaris / Officemanager (11) 32 u/w
Volgnummer: 18844
2019-11-07T00:00:00+00:00
  • ROTTERDAM
  • Start datum: 07-11-2019
  • Eind datum: 01-12-2021

Standplaats: Rotterdam, op de vrijdag regelmatig in Den Haag
Duur: 01-12-2019 t/m 01-12-2021
Optie tot verlenging: Ja, 6 x12 maanden

Opdrachtomschrijving
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.

Voorbereiden, bijwonen en afhandelen van het Integraal Project Management overleggen (IPM)
Als Senior Projectsecretaris heb je primair de verantwoordelijkheid voor het organiseren van de integrale projectmanagement overleggen (IPM). De clusters technisch management (TM), planproducten (PP), omgevingsmanagement (OM), contractmanagement (CM) en projectbeheersing (PB) werken allen aan de voorbereiding van de totstandkoming van besluiten tijdens deze overleggen. Er wordt ingezet op vooraf goed voorbereide en afgestemde vergaderstukken (incl. agenda) zodat besluiten efficiënt genomen kunnen worden. Hierbij hoort ook de vastlegging van deze besluiten door middel van notulen en het bijhouden van een actie- en besluitenlijst in een documentmanagementsysteem (Connect). Zichtbare aanwezigheid binnen de projectorganisatie is voor een goede afstemming en beheersing van raakvlakken van belang.

Onderdeel van de coördinatie van besluiten is het zorgen voor de juiste informatie voor de betreffende besluitvorming door gebruik te maken van de kennis in de clusters. Vaak is er input nodig van verschillende clusters om één besluit voor te bereiden, een goed afgestemde samenwerking is hiervoor belangrijk. Samen met de projectmanager en de betreffende clustermanager(s) wordt gezocht naar de juiste visie/strategie om het gewenste besluit te krijgen. Daarnaast is de stijl van de beslismemo essentieel en voor elk overleg anders. Als coördinator dient hij/zij de juist stijl te selecteren en samen met
clusters dit te realiseren.

Overleggen van de projectmanager voorbereiden en afstemmen
De projectmanager heeft regelmatig afstemoverleggen met verschillende interne en externe stakeholders. De projectmanager is echter niet de enige die samenwerkt met deze partijen. Om als project als betrouwbare samenwerkingspartner te kunnen acteren, behoort iedereen op de hoogte te zijn van de laatste stand van zaken wanneer er contact is met één van de deze partijen. De taak als projectsecretaris is het coördineren van de overleggen van de projectmanager.

Organiseren van werksessies
De projectsecretaris draagt zorg voor de versterking van de samenwerking tussen de teamleden d.m.v. het organiseren van team- en andere werksessies en lunchbijeenkomsten en hij/zij heeft een brede blik op het project, omgeving en de diverse werkprocessen binnen het project, Rijkswaterstaat en het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.

Bijspringen bij actuele issues
Een complex project met een bestuurlijk afgesproken strakke planning gaat samen met veel risico’s en kansen. Hiervoor zijn vele beheersmaatregelen benoemd. Wanneer er actuele issues toch extra veel aandacht vragen heeft een clustermanager soms niet de tijd of capaciteit om hierop te reageren. Dit betekent dat het proces t.b.v. kansenontwikkeling, dan wel risicobewaking niet altijd in voldoende mate
worden beheerst. Door de coördinatie van de besluiten is de projectsecretaris goed aangehaakt bij de actuele issues en is hierdoor in staat om op verzoek van de clustermanager snel in te stappen in een actueel dossier en zo tijdelijk extra capaciteit/kwaliteit te leveren.

Administratieve ondersteuning
De projectsecretaris is, wanneer gevraagd, achtervang voor de financiële administratie. Daarnaast is onderdeel van het werkpakket o.a. het aanmaken van bestellingen tot €15.000,- inclusief prestatieverklaringen van projectondersteuning en informatiebeheer, het coördineren van informatiebeheer en projectondersteuning en het coördineren van de inzet van trainees en stagiaires, het voeren van intakegesprekken en het adviseren over de inzet/opdracht.

Samen met anderen
Coördinatie secretariaat / officemanager
De projectsecretaris draagt zorg de algehele secretariële en facilitaire ondersteuning van de projectorganisatie. Dit doet hij/zij samen met de secretarieel medewerkers (2). De projectsecretaris coördineert het secretariaat en stuurt de medewerkers functioneel aan. Daarnaast voert de projectsecretaris de coördinatie over de medewerkers informatiemanagement (2).

Deze coördinatie vindt plaats onder eindverantwoordelijkheid van de Manager Projectbeheersing (MPB). De projectsecretaris adviseert de MPB over de opzet en werking van het secretariaat.

Nadrukkelijk fungeert de projectsecretaris niet primair als manager, maar als meewerkend voorman/vrouw. Aldus werkt de projectsecretaris actief mee met secretariële werkzaamheden zoals de (digitale) postverwerking van het project, het aanmelden en ontvangen van interne en externe bezoekers voor het project (bezoekersregistratie), voorraadbeheer kantoorartikelen en het accountbeheer van
nieuwe medewerkers van het project. Daarnaast het opstellen en bijhouden van diverse
projectoverzichten zoals smoelenboek, organogram, telefoonlijst, vakantieoverzicht en distributielijst, opleidingslijsten, mailinglijsten, VTW overzichten, zoneborden.

Naast bovenstaande wordt hieronder ook verstaan het opstellen en beheren van procesformulieren (o.a. proces bestuurlijke overeenkomsten etc.), het bijhouden van een actielijst in Connect, het bijdragen aan projectplannen en andere (tussentijdse) rapportages en evaluaties. De projectsecretaris fungeert daarnaast als huisvestingcoördinator voor de projectorganisatie.

Elke dag beter
Binnen Rijkswaterstaat werken we actief aan verbetering van onze processen. De projectsecretaris heeft een centrale rol en signaleert verbeterpunten op allerlei vlakken. Hij/zij adviseert de projectmanagers en MPB daarover en pakt proactief verbeterinitiatieven op.

Projecten
A4 Corridor
Onder de noemer A4 Corridor werken de twee ondergenoemde afzonderlijke projecten samen. Er wordt actief samen opgetrokken op het gebied van aansturing, personele inzet, huisvesting en interne werkprocessen. De rol van projectsecretaris geldt voor beide projecten en is daarmee overkoepelend. De totale projectorganisatie beslaat ca 60-80 medewerkers.

A4Haaglanden-N14
Grote wegverbreding en herinrichting van de A4 tussen de Ketheltunnel en de aansluiting met de N14 bij Leidschendam-Voorburg. Het project bevindt zich in de planstudiefase.

A4 Burgerveen-N14
Eveneens een grote wegverbreding van de A4 vanaf de aansluiting met de N14 tot knooppunt Burgerveen. Onderdeel van het project is de bouw van een nieuw aquaduct in de Ringvaart. Het project bevindt zich in de verkenningsfase.

Eisen:
– De aangeboden kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar ervaring bij een grote en politiek / bestuurlijk gevoelige organisatie.
– De aangeboden kandidaat minimaal 3 jaar werkervaring als coordinerend projectsecretaris of in een vergelijkbare rol, significant aansluitend bij het functieprofiel.
– De aangeboden kandidaat heeft een afgeronde HBO- of WO-opleiding.

Wensen:
Wens 1: De aangeboden kandidaat heeft een relevante HBO- of WO-opleiding afgerond. Hieronder wordt verstaan bedrijfskunde, bestuurskunde, facilitair management, secretarieel management of concreet vergelijkbaar.
Wens 2: De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare relevante werkervaring bij soortgelijke grote overheidsinstantie (zoals Rijkswaterstaat).
Wens 3: De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare relevante werkervaring binnen grote infrastructurele projecten.
Wens 4: De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare relevante werkervaring binnen een projectsecretariaat.
Wens 5: De aangeboden kandidaat heeft concrete ervaring op het gebied van voorbereiden en notuleren van managementoverleggen.
Wens 6: De aangeboden kandidaat heeft concrete ervaring met het functioneel aansturen van medewerkers.
Wens 7: De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis en ervaring met het proces light-inkopen binnen de Rijksoverheid en het systeem LIP.
Wens 8: De aangeboden kandidaat heeft kennis van en ervaring met het werkveld informatiemanagement (zoals bijv. Connect).

Op termijn kan de locatie veranderen in de regio Rotterdam, Haaglanden en Leiden.

CV eis:
Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Dit is in het Nederlands opgesteld en in PDF-formaat van maximaal 7 pagina’s A4. Inhuurdesk behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien er overmatig veel taal- en/of spelfouten in het CV en/of referentie voorkomen.

Interesse?

Vacature:
(18844) Senior Projectsecretaris / Officemanager (11) 32 u/w

Uw contactpersoon:
Maya Toekoen - maya.toekoen@dcengineers.nl - 085-0201022